FileMaker

Las bases de datos de FileMaker del Sistema de Egresados se diseñaron como herramienta para dar seguimiento a los egresados del CIC IPN.

A la fecha (julio 2016) se dispone de un espacio de enlace de información y comunicación para 859 egresados registrados.

La base de datos del sistema de seguimiento comprende información de los 859 egresados en la siguiente proporción:

Base de datos de egresados del CIC IPN (julio de 2016)
Base de datos de egresados del CIC IPN (julio de 2016)

De acuerdo a los programas de posgrado con que cuenta el CIC IPN, se considera como egresado del posgrado a los alumnos “graduados” y a los “egresados” en proceso de obtener el grado, el conjunto de ambos grupos se les denomina “Egresados” en este Sistema.

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La estructura de la Base de datos se puede describir a partir de las siguientes pantallas de FileMaker que se emplean para el registro de los datos en la base de datos principal “2016 CIC Egresados”. La operación está a cargo de la Subdirección de Vinculación y se emplea en forma exclusiva para dar el seguimiento al Sistema de Egresados.

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1.- Pantalla principal 

160729 CIC Egresados, pantalla 1
Imagen del formato de la base de datos: Pantalla 1

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Contiene la siguiente información:

  • Nombre del egresado (*)
  • Foto del egresado (*)
  • Boleta de registro en el CIC (*)
  • Número de ID en el Sistema de Egresado (*)
  • Género del egresado (*)
  • Correo electrónico (*)
  • Fecha, lugar de nacimiento y nacionalidad
  • Título de la Tesis (*)
  • Nombre del Director de la Tesis (*)
  • Nombre del Laboratorio en donde realizó la tesis (*)
  • Programa de posgrado que cursó, año, generación y semestre (*)
  • Fecha en que realizó el examen de grado (*)
  • Copia del acta del examen
  • Copia del artículo reciente que publicó como autor
  • Copia de la Carta de reconocimiento del CONACyT
    (*) información incluida en la Ficha del Egresado

 

2.- Pantalla para el registro de las actividades

160729 CIC Egresados, pantalla 2
Imagen del formato de la base de datos: Pantalla 2

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Contiene la siguiente información:

  • Status actual: empleo, estudia el doctorado, sin empleo, etc. (*)
  • Cargo que está desempeñando (*)
  • Unidad de trabajo a la que está adscrito (*)
  • Nombre de la Empresa o nombre de la Institución en donde continúa con sus estudios (*)
  • Imagen del logo de la empresa o Institución (*)
  • URL de la empresa o institución, vinculada a Internet para su exhibición inmediata al momento de la consulta (*)
  • Sector de la economía de la empresa o de la institución (*)
  • Giro principal de la empresa o de la institución (*)
  • Tipo de empresa o Institución
  • Fecha en que inició el actual empleo
  • Cálculo del tiempo de duración en el empleo (años)
    (*) información incluida en la Ficha del Egresado

La información de esta sección proviene tanto de correos electrónicos personales, de confirmación en la red de Linkedin, así como de la información proporcionada por el egresado en la plataforma de Monkey Survey empleada para recabar el dato en: https://es.surveymonkey.com/r/Egresado_CIC_empleo. Al día 31 de julio se cuenta con el registro de 66 casos.

 

3.- Pantalla para el registro de la productividad:

Pantalla productividad 4
Imagen del formato de la base de datos: Pantalla 3

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Contiene la siguiente información:

  • Registro y datos de su adscripción al Sistema Nacional de Investigadores SNI en CONACyT.
  • Datos detallados del artículo publicado recientemente y referencia del total de artículos
  • Datos de gestión de la propiedad intelectual y total de registros
  • Datos de la Formación de Recursos humanos y total de personal formado.
  • Datos para otros temas de interés que el egresado desee destacar: Premios, reconocimientos, participación en eventos relevantes, avances en sus proyectos, prototipos, etc.

 

4.- Pantalla relacionada con las redes sociales

160729 CIC Egresados, pantalla 3
Imagen del formato de la base de datos: Pantalla 4

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Contiene la siguiente información:

  • Relación de los correos que usa y status que gurad el correo
  • URL personal de su registro en LInkedin, Facebook, Google, etc. (con activación inmediata a la página personal para su consulta)
  • Teléfonos de la oficina y teléfono celular (*)
  • Registros de notas de información o de comunicación que se tiene a lo largo del proceso de actualización.

 

5.- Pantalla relacionada con la Encuesta de Satisfacción del posgrado

160729 CIC Egresados, pantalla 4
Imegen del formato de la base de datos: Pantalla 5

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Esta pantalla con código de seguridad adicional se emplea únicamente para el registro de la “Encuesta de Satisfacción del Posgrado”, el reporte de salida corresponde exclusivamente al resultado del grupo de análisis que se desea reportar (por generación, por programa de posgrado, para un período, etc.). Cabe mencionar que la encuesta se aplicó en forma individual y anónima.

Cabe mencionar que para la realización de la encuesta se cuenta con dos procedimientos:

  • vía correo electrónico, en el que el alumno anexa el archivo de la encuesta. En esta pantalla se registra, además de las respuestas al cuestionario, el archivo original que el egresado envío en calidad de evidencia.
  • vía Internet empleando la plataforma de Monkey Survey en la URL: https://es.surveymonkey.com/r/Encuesta_posgrado_CIC al día 31 de julio se reportan 103 registros de esta encuesta.

 

6.- Pantalla de Seguimiento

160729 CIC Egresados, pantalla 5
Imagen del formato de la base de datos: Pantalla 5

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Esta pantalla se emplea para el registro de notas relacionadas con la información de seguimiento que se realiza vía correo, incluye en forma resumida los avances en la gestión de trámites pendientes y sobre todo se emplea para la elaboración de la “Ficha del egresado”, la cual resume los datos principales del egresado.

Contiene la siguiente información:

  • Registros y notas de seguimiento (fechas, comentarios)
  • Fecha de actualización de la base de datos (*)
  • Nombres de referencia para los archivos de resguardo (Carta CONACyT, Foto, artículo, Ficha de egresado y respaldo del registro

 

7. Ficha del Egresado

Ficha del egresado
Ficha del egresado

La Ficha de egresado contiene todos los datos de los campos señalados anteriormente en las 6 pantallas con asterisco (*), adicionalmente se incluye la fecha del día en que se elabora la ficha.

Notas:

1.- El ejemplo mostrado en esta sección es totalmente ficticio, toda vez que resulta indispensable el mantener la privacidad de los auténticos registros  de los egresados, por esta razón se presentan las pantallas y la ficha de egresado a modo de ejemplo con datos irreales, no obstante estos ejemplos permiten reflejar con detalle el contenido de la información que se emplea en la base de datos del Sistema de Egresados.

2.- Es la Subdirección de Vinculación del CIC IPN la unidad responsable del diseño, operación, mantenimiento, uso y generación de reportes de esta base de datos.

3.- De la Subdirección de Vinculación únicamente tienen acceso a esta base de datos: M. en C. Santiago Reyes (titular de la Subdirección) y Dulce Salas (asistente de la Subdirección y encargada del programa de seguimiento de egresados del CIC IPN).

 

 

 

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